वहां बहुत सारे ईमेल एप्लिकेशन हैं, और वे सभी एक जैसे नहीं हैं। अगर आप अपना संदेश खोले और पढ़ना चाहते हैं, तो आपको एक संदेश प्रारूप का उपयोग करने की आवश्यकता है जिसे आपके प्राप्तकर्ता का एप्लिकेशन समर्थन करता है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में 3 अलग-अलग संदेश प्रारूप हैं जिन्हें आपको विभिन्न परिस्थितियों के लिए जरूरी है।
Outlook में 3 संदेश प्रारूप और किस का उपयोग करना है
प्रत्येक संदेश प्रारूप में अलग-अलग विकल्प होते हैं, जिसे आप चुनते हैं, यह निर्धारित करता है कि आप स्वरूपित टेक्स्ट, जैसे कि बोल्ड फोंट, रंगीन फ़ॉन्ट्स और बुलेट्स जोड़ सकते हैं, और क्या आप संदेश निकाय में चित्र जोड़ सकते हैं। हालांकि यह आवश्यक है कि प्राप्तकर्ता यह देख पाएगा कि फ़ॉर्मेटिंग और चित्र होना बहुत अच्छा है, लेकिन कुछ ई-मेल एप्लिकेशन प्रारूपित संदेशों या चित्रों का समर्थन नहीं करते हैं।
आउटलुक के साथ, आप तीन अलग-अलग प्रारूपों में संदेश भेज सकते हैं।
सादे पाठ
सादा पाठ सिर्फ सादे पाठ वर्णों का उपयोग करके ईमेल भेजता है। सभी ईमेल एप्लिकेशन सादा पाठ का समर्थन करते हैं। यह प्रारूप बहुत अच्छा है यदि आप किसी फैंसी स्वरूपण पर निर्भर नहीं हैं, और यह अधिकतम संगतता सुनिश्चित करता है। जिनके पास ईमेल खाता है, वे आपके संदेश को पढ़ने में सक्षम होंगे। सादा पाठ बोल्ड, इटैलिक, रंगीन फोंट या अन्य टेक्स्ट स्वरूपण का समर्थन नहीं करता है। यह संदेश निकाय में सीधे प्रदर्शित चित्रों का भी समर्थन नहीं करता है, हालांकि आप चित्रों को संलग्नक के रूप में शामिल कर सकते हैं। आपको ध्यान रखना चाहिए कि हब्सपॉट ने पाया है कि सादा पाठ संदेश उच्च खुले होते हैं और HTML संदेशों की तुलना में क्लिक दर प्राप्त करते हैं।
एचटीएमएल
एचटीएमएल आपको एचटीएमएल स्वरूपण का उपयोग करने देता है। यह Outlook में डिफ़ॉल्ट संदेश प्रारूप है। जब आप विभिन्न दस्तावेज़ों, रंगों और बुलेट सूचियों के साथ पारंपरिक दस्तावेज़ों के समान संदेश बनाना चाहते हैं, तो यह भी उपयोग करने का सबसे अच्छा प्रारूप है। आप इटालिक्स के साथ टेक्स्ट स्टैंड आउट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, या फ़ॉन्ट को बदल सकते हैं। आप उन चित्रों को भी शामिल कर सकते हैं जो आपके संदेशों को सुंदर और पढ़ने में आसान बनाने के लिए इनलाइन प्रदर्शित करेंगे और अन्य स्वरूपण टूल का उपयोग करेंगे। आज, ईमेल वाले अधिकांश लोग HTML-स्वरूपित संदेशों को ठीक कर सकते हैं (हालांकि कुछ शुद्धता के लिए सादा पाठ पसंद करते हैं)। डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप किसी भी विकल्प को चुनते हैं जो स्वरूपण (एचटीएमएल या रिच टेक्स्ट) की अनुमति देता है, तो संदेश HTML प्रारूप में भेजा जाता है। तो जब आप एचटीएमएल का उपयोग करते हैं, तो आप जानते हैं कि जो भी आप भेजते हैं वह प्राप्तकर्ता क्या देखेगा।
रिच टेक्स्ट फॉर्मेट (आरटीएफ)
रिच टेक्स्ट आउटलुक का मालिकाना संदेश प्रारूप है। आरटीएफ बुलेट, संरेखण, और जुड़ी वस्तुओं सहित टेक्स्ट स्वरूपण का समर्थन करता है। जब आप उन्हें इंटरनेट प्राप्तकर्ता को भेजते हैं तो Outlook स्वचालित रूप से आरटीएफ प्रारूपित संदेशों को एचटीएमएल में परिवर्तित कर देता है ताकि संदेश स्वरूपण बनाए रखा जा सके और अनुलग्नक प्राप्त हो जाएं। आउटलुक स्वचालित रूप से मतदान बटन के साथ मीटिंग और कार्य अनुरोध और संदेश स्वरूपित करता है ताकि संदेश के डिफ़ॉल्ट स्वरूप के बावजूद इन आइटम्स को अन्य Outlook उपयोगकर्ताओं को इंटरनेट पर बरकरार रखा जा सके। यदि इंटरनेट-बाध्य संदेश एक कार्य या मीटिंग अनुरोध है, तो आपको आरटीएफ का उपयोग करना होगा। आउटलुक स्वचालित रूप से इसे इंटरनेट कैलेंडर प्रारूप में परिवर्तित करता है, जो इंटरनेट कैलेंडर आइटम्स के लिए एक आम प्रारूप है, ताकि अन्य ई-मेल एप्लिकेशन इसका समर्थन कर सकें। माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज का उपयोग करने वाले संगठन के भीतर संदेश भेजते समय आप आरटीएफ का उपयोग कर सकते हैं; हालांकि, हम अनुशंसा करते हैं कि आप HTML प्रारूप का उपयोग करें। यह एक माइक्रोसॉफ्ट प्रारूप है जो केवल निम्नलिखित ई-मेल अनुप्रयोगों का समर्थन करता है: माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज क्लाइंट संस्करण 4.0 और 5.0; माइक्रोसॉफ्ट कार्यालय आउटलुक 2007; माइक्रोसॉफ्ट कार्यालय आउटलुक 2003; माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 97, 98, 2000, और 2002
डिफ़ॉल्ट प्रारूप कैसे सेट करें
Outlook में डिफ़ॉल्ट प्रारूप को सेट करने का तरीका जानने के लिए लिंक का पालन करें।