जब आप फ़ाइलों की तलाश में हैं तो एक छोटा सा संगठन लंबा सफर तय करता है
यदि आप अपने माइक्रोसॉफ्ट वर्ड फाइलों की तलाश में अधिक समय बिताते हैं, तो आप उन पर काम करने की तुलना में अधिक समय व्यतीत करते हैं, तो अब कुछ संगठनात्मक विशेषताओं का लाभ लेने का समय है Word और आपके कंप्यूटर की पेशकश।
थंबनेल के साथ सभी शब्द फ़ाइलों को सहेजें
पूर्वावलोकन छवि या थंबनेल के साथ प्रत्येक वर्ड फ़ाइल को सहेजना उन्हें खोलने के बिना पहचानना आसान बनाता है। आप केवल कुछ चरणों का पालन करके पूर्वावलोकन या थंबनेल छवि के साथ सभी वर्ड दस्तावेज़ों को सहेज सकते हैं:
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें ।
- मेनू बार में फ़ाइल पर क्लिक करें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू के नीचे गुण चुनें।
- सारांश टैब पर क्लिक करें।
- इस दस्तावेज़ के साथ पूर्वावलोकन चित्र को सहेजने के लिए एक चेक मार्क रखें या सभी वर्ड दस्तावेज़ों के लिए थंबनेल सहेजें ( Word के आपके संस्करण के आधार पर)।
- ठीक क्लिक करें।
शब्द दस्तावेज़ गुण अद्यतन करें
यदि आप बड़े पैमाने पर वर्ड दस्तावेज़ों के साथ काम करते हैं जिनके समान नाम और स्थान हैं, तो आप निश्चित रूप से वर्ड के दस्तावेज़ गुणों का लाभ लेना चाहते हैं । फ़ाइल > गुण > सारांश पर वापस जाएं और टिप्पणियां, कीवर्ड, श्रेणी, शीर्षक या विषय जानकारी शामिल करें-कुछ भी जो आपको फ़ाइलों को अलग करने में मदद करेगा। जब कोई खोज करने का समय आता है, तो शब्द आपको वही मिल सकता है जो आपको चाहिए।
अपने कंप्यूटर पर फ़ोल्डर्स बनाएं और उनका इस्तेमाल करें
अपने सभी वर्ड दस्तावेज़ों के लिए एक फ़ोल्डर सेट अप करें और इसे नाम दें जिसे आप भूल नहीं पाएंगे- जैसे "MyWordDocs।" फ़ोल्डर्स के साथ उन नामों के साथ पॉप्युलेट करें जो आपको समझते हैं और उनका उपयोग करते हैं। यदि आप साप्ताहिक मीटिंग नोट्स तैयार करने के लिए ज़िम्मेदार हैं, उदाहरण के लिए, उन नोट्स के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं और महीनों या वर्षों के लिए इसके अंदर अतिरिक्त फ़ोल्डर्स शामिल करें।
यदि आपके पास अपने कंप्यूटर पर बिखरे हुए वर्ड दस्तावेज़ों के वर्षों हैं और उनके पास समय खोलने का फैसला नहीं है और वे यह तय करते हैं कि वे रखवाले हैं या नहीं, तो बस उन सभी वर्षों के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं जो पुराने दस्तावेज़ हैं और सभी 2010 दस्तावेज़ों को छोड़ दें एक फ़ोल्डर, 2011 में एक और इतने पर जब तक आपके पास उन्हें फिर से देखने का समय न हो।
एक सतत फ़ाइल नामकरण प्रणाली का प्रयोग करें
एक नामकरण प्रणाली स्थापित करना शायद सबसे महत्वपूर्ण बात है जो आप मदद करने के लिए कर सकते हैं जब आपकी इच्छित फाइलों को ढूंढने का समय आता है। आपकी फाइलों का नाम देने का कोई भी सही तरीका नहीं है, लेकिन नामकरण प्रणाली चुनना और लगातार इसका उपयोग करना प्रयास के लायक है। सुझाव हैं:
- दस्तावेज़ के प्रकार को शामिल करें, ताकि आप एक नज़र में बता सकें कि "अनुबंध," "लीज" या "न्यूजलेटर" वाला कोई फ़ाइल नाम वह पत्र नहीं है जिसे आप ढूंढ रहे हैं।
- ग्राहक के नाम के साथ नाम शुरू करें (या प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम यदि दस्तावेज पत्र हैं)।
- फ़ाइल नाम में तारीख शामिल करें।
पर्याप्त समय लो
यदि आपका कंप्यूटर पहले से ही फाइलों के साथ भरा हुआ है, तो अपनी संगठनात्मक समस्याओं को एक साथ में से निपटने की कोशिश न करें। नौकरी को प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ दो और दिन में 15 मिनट खर्च करें। जैसे ही आप अपने कंप्यूटर पर वर्ड फाइलों को घुमाते हैं, उन्हें अपने द्वारा बनाए गए फ़ोल्डरों में से एक में डाल दें, एक नया फ़ोल्डर बनाएं, या अगर आपको अब उनकी आवश्यकता नहीं है तो उन्हें हटा दें। यदि आप अपना दिमाग नहीं बना सकते हैं, तो उन्हें HoldUntilDate नामक फ़ोल्डर में रखें और भविष्य में बहुत दूर की तारीख चुनें कि यदि आपने तब तक फ़ोल्डर नहीं खोला है, तो आप इसे आसानी से हटाएंगे। आप जो भी प्रकार के फ़ोल्डर्स बनाते हैं, उन्हें अपने एक बड़े शब्द फ़ोल्डर में डाल दें, ताकि आपको पता चले कि कहां देखना है।