एक्सेल स्प्रेडशीट्स में फ़िल्टर कैसे काम करता है

स्प्रेडशीट में डेटा फ़िल्टर करना मतलब शर्तों को सेट करना है ताकि केवल कुछ डेटा प्रदर्शित हो। यह डेटा के बड़े डेटासेट या तालिका में विशिष्ट जानकारी पर ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है। फ़िल्टरिंग डेटा को हटा या संशोधित नहीं करता है; यह केवल सक्रिय एक्सेल वर्कशीट में कौन सी पंक्तियों या कॉलम दिखाई देता है बदलता है।

फ़िल्टरिंग डेटा रिकॉर्ड्स

फ़िल्टर वर्कशीट में डेटा के रिकॉर्ड या पंक्तियों के साथ काम करते हैं। सेट की गई स्थितियों को रिकॉर्ड में एक या अधिक फ़ील्ड से तुलना की जाती है। यदि शर्तों को पूरा किया जाता है, तो रिकॉर्ड प्रदर्शित होता है। यदि शर्तों को पूरा नहीं किया जाता है, तो रिकॉर्ड फ़िल्टर किया जाता है ताकि यह शेष डेटा रिकॉर्ड के साथ प्रदर्शित न हो।

डेटा फ़िल्टरिंग फ़िल्टर किए गए डेटा के प्रकार के आधार पर दो अलग-अलग दृष्टिकोणों का पालन करती है-संख्यात्मक या टेक्स्ट डेटा।

संख्यात्मक डेटा फ़िल्टरिंग

संख्यात्मक डेटा फ़िल्टर के आधार पर फ़िल्टर किया जा सकता है:

• चाहे डेटा एक निश्चित संख्या के बराबर है
• चाहे डेटा किसी विशिष्ट संख्या से अधिक या कम हो
• डेटा पूरी तरह से डेटा के औसत मूल्य से ऊपर या नीचे हैं

फ़िल्टरिंग डेटा डेटा

टेक्स्ट डेटा को फ़िल्टर किया जा सकता है:

• क्या डेटा एक निश्चित शब्द से मेल खाता है
• क्या डेटा एक शब्द है जिसमें एक या अधिक अक्षर हैं
• चाहे डेटा एक शब्द है जो वर्णमाला के एक विशिष्ट अक्षर के साथ शुरू होता है या समाप्त होता है

फ़िल्टर किए गए रिकॉर्ड्स की प्रतिलिपि बनाना

अस्थायी रूप से छुपा रिकॉर्ड के अलावा, एक्सेल आपको वांछित डेटा को वर्कशीट के एक अलग क्षेत्र में कॉपी करने के विकल्प देता है। अक्सर यह प्रक्रिया तब की जाती है जब फ़िल्टर की गई सूची की स्थायी प्रति किसी प्रकार की व्यावसायिक आवश्यकता को पूरा करती है।

फ़िल्टरिंग के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

फ़िल्टर किए गए डेटा के साथ काम करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास दिशानिर्देशों का पालन करके स्वयं को कुछ परेशानी बचाएं:

• जब तक इसके लिए कोई अच्छा कारण न हो, तब तक सक्रिय फ़िल्टर के साथ साझा स्प्रेडशीट को दाढ़ी न दें। अन्य उपयोगकर्ता नोटिस नहीं कर सकते कि फ़ाइल फ़िल्टर की गई है।
• यद्यपि आप एक साथ कई स्तंभों पर फ़िल्टर कर सकते हैं, ये फ़िल्टर योजक हैं, विशेष नहीं। दूसरे शब्दों में, कैलिफोर्निया राज्य में सभी को दिखाने के लिए एक संपर्क सूची फ़िल्टर करना और 60 साल से अधिक उम्र के लोग आपको कैलिफ़ोर्निया में 60 से अधिक उम्र के सभी लोगों को देंगे। ऐसा फ़िल्टर आपको 60 वर्षीय या कैलिफोर्निया नहीं दिखाएगा।
• कॉम्प्लेक्स टेक्स्ट फ़िल्टर काम करते हैं साथ ही अंतर्निहित डेटा भी अनुमति देगा। "गन्दा" डेटा फ़िल्टर किए गए परिणामों का कारण बन जाएगा जो भ्रामक या गलत हो सकता है। उदाहरण के लिए, इलिनॉइस में रहने वाले लोगों के लिए फ़िल्टरिंग उन लोगों को नहीं पकड़ पाएगी जो "आईएल" में रहते हैं या जो "इलिनॉइस" या "इलेनोइस" में रहते हैं।
• फ़िल्टर किए गए डेटा को सॉर्ट करते समय सावधानी बरतें। आंशिक रूप से फ़िल्टर किए गए डेटा को सॉर्ट करने से डेटा फ़ाइल का पुनर्गठन हो सकता है-एक स्थिति आमतौर पर सबसे अच्छी तरह से बचाती है। यदि आपको फ़िल्टर किए गए डेटासेट को सॉर्ट करना होगा, तो फ़िल्टर किए गए डेटा को एक नई वर्कशीट में कॉपी करें और फिर इसे सॉर्ट करें।