एक्सेल के COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग विशिष्ट मानदंडों से मेल खाने वाली चयनित श्रेणी में डेटा रिकॉर्ड की संख्या को गिनने के लिए किया जा सकता है।
COUNTIFS COUNTIF फ़ंक्शन की उपयोगिता को विस्तारित करता है जिससे आप COUNTIF में केवल एक के बजाय 2 से 127 मानदंडों को निर्दिष्ट कर सकते हैं।
आम तौर पर, COUNTIFS रिकॉर्ड नामक डेटा की पंक्तियों के साथ काम करता है। एक रिकॉर्ड में, पंक्ति में प्रत्येक सेल या फ़ील्ड में डेटा संबंधित है - जैसे कि कंपनी का नाम, पता और फोन नंबर।
COUNTIFS रिकॉर्ड में दो या दो से अधिक फ़ील्ड में विशिष्ट मानदंडों की तलाश करता है और केवल तभी दिया जाता है जब निर्दिष्ट प्रत्येक फ़ील्ड के लिए एक मैच मिलता है तो रिकॉर्ड गिना जाता है।
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चरण ट्यूटोरियल द्वारा COUNTIFS फ़ंक्शन चरण
चरणबद्ध ट्यूटोरियल द्वारा COUNTIF चरण में हमने बिक्री एजेंटों के एकल मानदंड से मेल खाता था जिन्होंने एक वर्ष में 250 से अधिक ऑर्डर बेचे थे।
इस ट्यूटोरियल में, हम COUNTIFS का उपयोग करके दूसरी शर्त निर्धारित करेंगे - पूर्व बिक्री क्षेत्र में बिक्री एजेंटों की बिक्री जिन्होंने पिछले वर्ष 250 से अधिक बिक्री की थी।
COUNTIFS के लिए अतिरिक्त मानदंड_रेंज और मानदंड तर्क निर्दिष्ट करके अतिरिक्त स्थितियां निर्धारित की जाती हैं।
नीचे दिए गए ट्यूटोरियल विषयों में दिए गए चरणों के बाद उपरोक्त छवि में दिखाई देने वाले COUNTIFS फ़ंक्शन को बनाने और उपयोग करने के माध्यम से आपको चलता है।
ट्यूटोरियल विषय
- ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
- COUNTIFS फ़ंक्शन का सिंटेक्स
- COUNTIFS फ़ंक्शन शुरू करना
- Criteria_range1 तर्क
- मानदंड 1 तर्क
- Criteria_range2 तर्क
- मानदंड 2 तर्क
- और जवाब है ..
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ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
Excel में COUNTIFS फ़ंक्शन का उपयोग करने का पहला चरण डेटा दर्ज करना है।
इस ट्यूटोरियल के लिए ऊपर दिए गए छवि में डेटा को एक्सेल वर्कशीट के कक्ष D1 से F11 में दर्ज करें।
डेटा के नीचे पंक्ति 12 में हम COUNTIFS फ़ंक्शन और दो खोज मानदंड जोड़ देंगे:
- पूर्वी बिक्री क्षेत्र से बिक्री एजेंट
- साल के लिए 250 से अधिक आदेश दिए गए
ट्यूटोरियल निर्देशों में वर्कशीट के लिए स्वरूपण चरण शामिल नहीं हैं।
यह ट्यूटोरियल को पूरा करने में हस्तक्षेप नहीं करेगा। आपकी वर्कशीट दिखाए गए उदाहरण से अलग दिखाई देगी, लेकिन COUNTIFS फ़ंक्शन आपको एक ही परिणाम देगा।
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COUNTIFS फ़ंक्शन का सिंटेक्स
एक्सेल में, फ़ंक्शन का सिंटैक्स फ़ंक्शन के लेआउट को संदर्भित करता है और इसमें फ़ंक्शन का नाम, ब्रैकेट और तर्क शामिल होते हैं ।
COUNTIFS फ़ंक्शन के लिए वाक्यविन्यास है:
= COUNTIFS (मानदंड_रेंज 1, मानदंड 1, मानदंड_रेंज 2, मानदंड 2, ...)
127 मानदंड_रेंज / मानदंड जोड़े तक फ़ंक्शन में निर्दिष्ट किया जा सकता है।
COUNTIFS फ़ंक्शन के तर्क
फ़ंक्शन के तर्क COUNTIFS को बताते हैं कि हम कौन से मानदंडों का मिलान करने की कोशिश कर रहे हैं और इन मानदंडों को खोजने के लिए कितनी डेटा खोजना है।
इस समारोह में सभी तर्क आवश्यक हैं।
Criteria_range - कार्य कक्षों का समूह संबंधित मानदंड तर्क के लिए एक मिलान की खोज करना है।
मानदंड - वह मूल्य जो हम डेटा रिकॉर्ड में मिलान करने का प्रयास कर रहे हैं। इस तर्क के लिए डेटा के वास्तविक डेटा या सेल संदर्भ दर्ज किया जा सकता है।
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COUNTIFS फ़ंक्शन शुरू करना
यद्यपि वर्कशीट में किसी सेल में COUNTIFS फ़ंक्शन और उसके तर्क टाइप करना संभव है, लेकिन फ़ंक्शन में प्रवेश करने के लिए कई लोगों को फ़ंक्शन के डायलॉग बॉक्स का उपयोग करना आसान लगता है।
ट्यूटोरियल कदम
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल F12 पर क्लिक करें। यह वह जगह है जहां हम COUNTIFS फ़ंक्शन दर्ज करेंगे।
- फॉर्मूला टैब पर क्लिक करें।
- फ़ंक्शन ड्रॉप डाउन सूची खोलने के लिए रिबन से अधिक फ़ंक्शंस> सांख्यिकीय चुनें।
- फ़ंक्शन के संवाद बॉक्स को लाने के लिए सूची में COUNTIFS पर क्लिक करें।
डायलॉग बॉक्स में रिक्त लाइनों में दर्ज डेटा जो COUNTIFS फ़ंक्शन के तर्क बनेंगे।
जैसा कि बताया गया है, ये तर्क कार्य को बताते हैं कि हम कौन से मानदंडों का मिलान करने की कोशिश कर रहे हैं और इन मानदंडों को खोजने के लिए किस प्रकार की डेटा खोजना है।
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Criteria_range1 तर्क दर्ज करना
इस ट्यूटोरियल में हम प्रत्येक डेटा रिकॉर्ड में दो मानदंडों का मिलान करने की कोशिश कर रहे हैं:
- पूर्वी बिक्री क्षेत्र से बिक्री एजेंट।
- बिक्री एजेंट जिनके पास वर्ष के लिए 250 से अधिक बिक्री आदेश हैं।
Criteria_range1 तर्क पहले मानदंडों - पूर्व बिक्री क्षेत्र से मेल खाने का प्रयास करते समय COUNTIFS को खोजने के लिए सेल की श्रेणी को इंगित करता है।
ट्यूटोरियल कदम
- संवाद बॉक्स में , Criteria_range1 लाइन पर क्लिक करें।
- फ़ंक्शन द्वारा खोजी जाने वाली सीमा के रूप में इन सेल संदर्भों को दर्ज करने के लिए वर्कशीट में कक्ष D3 से D9 को हाइलाइट करें।
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मानदंड 1 तर्क दर्ज करना
इस ट्यूटोरियल में पहला मानदंड जो हम मिलान करना चाहते हैं वह यह है कि यदि श्रेणी डी 3: डी 9 में डेटा पूर्व के बराबर है।
यद्यपि वास्तविक डेटा - जैसे कि शब्द - इस तर्क के लिए संवाद बॉक्स में प्रवेश किया जा सकता है, आमतौर पर डायलॉग बॉक्स में वर्कशीट में डेटा के स्थान के सेल संदर्भ में प्रवेश करना सबसे अच्छा होता है।
ट्यूटोरियल कदम
- संवाद बॉक्स में मानदंड 1 लाइन पर क्लिक करें।
- संवाद बॉक्स में उस सेल संदर्भ को दर्ज करने के लिए सेल डी 12 पर क्लिक करें।
- खोज शब्द पूर्व को ट्यूटोरियल के अंतिम चरण में सेल डी 12 में जोड़ा जाएगा।
कैसे सेल संदर्भ COUNTIFS बहुमुखी प्रतिभा बढ़ाते हैं
यदि डी 12 जैसे सेल संदर्भ को मानदंड तर्क के रूप में दर्ज किया गया है, तो COUNTIFS फ़ंक्शन वर्कशीट में उस सेल में जो भी डेटा टाइप किया गया है, उससे मिलान की तलाश करेगा।
तो पूर्वी क्षेत्र से एजेंटों की संख्या को गिनने के बाद सेल डी 12 में पूर्व से उत्तर या पश्चिम को बदलकर एक और बिक्री क्षेत्र के लिए एक ही डेटा खोजना आसान होगा। फ़ंक्शन स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा और नया परिणाम प्रदर्शित करेगा।
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Criteria_range2 तर्क दर्ज करना
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, इस ट्यूटोरियल में हम प्रत्येक डेटा रिकॉर्ड में दो मानदंडों का मिलान करने की कोशिश कर रहे हैं
- पूर्वी बिक्री क्षेत्र से बिक्री एजेंट।
- बिक्री एजेंट जिन्होंने इस साल 250 से अधिक बिक्री की है।
Criteria_range2 तर्क दूसरे मानदंडों से मेल खाने का प्रयास करते समय COUNTIFS को खोजने के लिए सेल की श्रेणी को इंगित करता है - बिक्री एजेंट जिन्होंने इस वर्ष 250 से अधिक आदेश बेचे हैं।
ट्यूटोरियल कदम
- संवाद बॉक्स में , Criteria_range2 लाइन पर क्लिक करें।
- फ़ंक्शन द्वारा खोजे जाने वाले दूसरे श्रेणी के रूप में इन सेल संदर्भों में प्रवेश करने के लिए वर्कशीट में कक्ष E3 से E9 को हाइलाइट करें।
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मानदंड 2 तर्क दर्ज करना
मानदंड 2 तर्क दर्ज करना और COUNTIFS फ़ंक्शन को पूरा करना
इस ट्यूटोरियल में दूसरे मानदंडों को हम मिलान करना चाहते हैं, यदि श्रेणी ई 3: ई 9 में डेटा 250 से अधिक बिक्री ऑर्डर से अधिक है।
मानदंड 1 तर्क के साथ , हम डेटा के बजाए संवाद बॉक्स में मानदंड 2 के स्थान के सेल संदर्भ में प्रवेश करेंगे।
ट्यूटोरियल कदम
- संवाद बॉक्स में मानदंड 2 लाइन पर क्लिक करें।
- उस सेल संदर्भ में प्रवेश करने के लिए सेल E12 पर क्लिक करें। फ़ंक्शन इस मानदंड से मेल खाने वाले डेटा के लिए पिछले चरण में चयनित सीमा को खोजेगा।
- COUNTIFS फ़ंक्शन को पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें और संवाद बॉक्स बंद करें।
- शून्य ( 0 ) का उत्तर सेल F12 में दिखाई देगा - वह कक्ष जहां हमने फ़ंक्शन दर्ज किया था - क्योंकि हमने अभी तक मानदंड 1 और मानदंड 2 फ़ील्ड (सी 12 और डी 12) में डेटा नहीं जोड़ा है। जब तक हम नहीं करते हैं, COUNTIFS को गिनने के लिए कुछ भी नहीं है और इसलिए कुल शून्य पर रहता है।
- ट्यूटोरियल के अगले चरण में खोज मानदंड जोड़े जाएंगे।
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खोज मानदंड जोड़ना और ट्यूटोरियल को पूरा करना
ट्यूटोरियल में अंतिम चरण मानदंड तर्कों के रूप में पहचाने गए वर्कशीट में सेल्स में डेटा जोड़ना है ।
ट्यूटोरियल कदम
- सेल डी 12 प्रकार पूर्व में और कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं।
- सेल E12 प्रकार > 250 में और कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं (">" एक्सेल से अधिक के लिए प्रतीक है)।
- उत्तर 2 सेल F12 में दिखाई देना चाहिए।
- केवल दो एजेंट - राल्फ और सैम - पूर्व बिक्री क्षेत्र में काम करते हैं और साल के लिए 250 से अधिक आदेश बनाते हैं, इसलिए, केवल इन दो रिकॉर्डों को समारोह द्वारा गिना जाता है।
- हालांकि मार्था पूर्वी क्षेत्र में काम करता है, उसके पास 250 से कम आदेश थे और इसलिए, उनके रिकॉर्ड की गणना नहीं की गई है।
- इसी तरह, जो और टॉम दोनों के पास साल के लिए 250 से अधिक ऑर्डर थे, लेकिन न तो पूर्व बिक्री क्षेत्र में काम करता है, इसलिए उनके रिकॉर्ड की गणना नहीं की जाती है।
- जब आप सेल F12, पूर्ण फ़ंक्शन पर क्लिक करते हैं
= COUNTIFS (F3: F9, D3: D9, D12, E3: E9, E12) वर्कशीट के ऊपर सूत्र बार में दिखाई देता है।