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Excel में डेटा प्रविष्टि के लिए एक फॉर्म का उपयोग करना
डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म में एक्सेल का निर्माण करना Excel डेटाबेस में डेटा दर्ज करने का एक तेज़ और आसान तरीका है।
फॉर्म का उपयोग करने से आप निम्न की अनुमति देते हैं:
- एक नई डेटाबेस तालिका शुरू करें या मौजूदा रिकॉर्ड में नए रिकॉर्ड जोड़ने के लिए
- एक समय में डेटा रिकॉर्ड के माध्यम से स्क्रॉल करें
- विशिष्ट जानकारी वाले रिकॉर्ड की खोज करें
- यदि आवश्यक हो तो व्यक्तिगत रिकॉर्ड संपादित या हटाएं
संबंधित ट्यूटोरियल देखें: एक्सेल 2010/2007 डेटा एंट्री फॉर्म ।
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डेटाबेस फ़ील्ड नाम जोड़ना
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, एक्सेल में डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग करने के लिए हमें बस इतना करना है कि हमारे डेटाबेस में कॉलम हेडिंग या फील्ड नामों का इस्तेमाल किया जाए।
फॉर्म में फ़ील्ड नाम जोड़ने का सबसे आसान तरीका उन्हें अपने वर्कशीट में सेल्स में टाइप करना है। आप फॉर्म में 32 फ़ील्ड नामों को शामिल कर सकते हैं।
कक्ष ए 1 से ई 1 में निम्न शीर्षलेख दर्ज करें:
छात्र आईडी
अंतिम नाम
प्रारंभिक
आयु
कार्यक्रम
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डेटा प्रविष्टि फॉर्म खोलना
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए सेल ए 2 पर क्लिक करें।
- मेनू में डेटा> फॉर्म पर क्लिक करें।
- फॉर्म खोलने से पहले एक्सेल से एक संदेश बॉक्स सामने आएगा जिसमें फॉर्म में शीर्षलेख जोड़ने से संबंधित कई विकल्प होंगे।
- चूंकि हम पहले से ही फ़ील्ड नामों में टाइप कर चुके हैं, इसलिए हम शीर्षकों के रूप में उपयोग करना चाहते हैं, हमें बस इतना करना है कि संदेश बॉक्स में ठीक क्लिक करें ।
- सभी फ़ील्ड नाम वाले फॉर्म स्क्रीन पर दिखने चाहिए।
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फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
एक बार डाटा हेडिंग को डेटाबेस में रिकॉर्ड जोड़ने के रूप में जोड़ा गया है, तो बस फॉर्म फ़ील्ड में सही क्रम में डेटा टाइप करने का मामला है।
उदाहरण रिकॉर्ड्स
सही शीर्षलेख के बगल में फॉर्म फ़ील्ड में डेटा दर्ज करके डेटाबेस में निम्न रिकॉर्ड्स जोड़ें। दूसरे रिकॉर्ड के लिए फ़ील्ड को साफ़ करने के लिए पहले रिकॉर्ड दर्ज करने के बाद नए बटन पर क्लिक करें।
छात्र आईडी : एसए 267-567
अंतिम नाम : जोन्स
प्रारंभिक : बी
आयु : 21
कार्यक्रम : भाषाएं
छात्र आईडी : SA267-211
अंतिम नाम : विलियम्स
प्रारंभिक : जे।
आयु : 1 9
कार्यक्रम : विज्ञान
युक्ति: डेटा आईडी दर्ज करते समय छात्र आईडी संख्याओं (केवल डैश के बाद संख्याएं अलग होती हैं) दर्ज करते समय, प्रतिलिपि बनाने और डेटा प्रविष्टि को सरल बनाने के लिए पेस्ट और पेस्ट का उपयोग करें।
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फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना (नहीं)
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
ट्यूटोरियल डेटाबेस में शेष रिकॉर्ड्स जोड़ने के लिए, उपरोक्त छवि में पाए गए शेष डेटा को ए 4 से E11 में दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।
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फॉर्म के डेटा टूल्स का उपयोग करना
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
डेटाबेस के साथ एक बड़ी समस्या डेटा की अखंडता को बनाए रखती है क्योंकि फ़ाइल आकार में बढ़ती है। ये आवश्यक:
- डेटा त्रुटियों को ठीक करना या व्यक्तिगत रिकॉर्ड अपडेट करना
- अप्रचलित या डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाना
डेटा एंट्री फॉर्म में दाईं ओर वाले कई टूल होते हैं जो डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को ढूंढना और सही करना या हटाना आसान बनाता है।
ये उपकरण हैं:
- पिछला खोजें और अगला बटन खोजें - ये आपको एक समय में एक रिकॉर्ड डेटाबेस के माध्यम से आगे बढ़ने और वापस जाने की अनुमति देता है।
- हटाएं बटन - इसका उपयोग डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को हटाने के लिए किया जाता है।
- पुनर्स्थापित बटन - इस बटन को संपादित किए जा रहे रिकॉर्ड में परिवर्तन पूर्ववत करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। कभी-कभी, हम रिकॉर्ड में गलत परिवर्तन करते हैं या गलत रिकॉर्ड भी संपादित करते हैं। यदि ऐसा है, तो उन परिवर्तनों को पूर्ववत करने के लिए पुनर्स्थापित बटन का उपयोग किया जा सकता है।
- नोट: पुनर्स्थापन बटन केवल तब तक काम करता है जब तक कि फ़ॉर्म में रिकॉर्ड मौजूद न हो। जैसे ही आप किसी अन्य रिकॉर्ड तक पहुंचते हैं या फॉर्म को बंद करते हैं, पुनर्स्थापित बटन निष्क्रिय हो जाता है।
- मानदंड बटन आपको नाम, आयु या कार्यक्रम जैसे विशिष्ट मानदंडों के आधार पर रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है। मानदंड बटन का उपयोग करने का एक उदाहरण ट्यूटोरियल के अगले चरण में शामिल है।
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एक फील्ड नाम का उपयोग कर रिकॉर्ड्स की खोज
मानदंड बटन आपको एक या अधिक फ़ील्ड नामों जैसे नाम, आयु या प्रोग्राम का उपयोग करके रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है।
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
- फॉर्म में मानदंड बटन पर क्लिक करें।
- मानदंड बटन पर क्लिक करने से सभी फॉर्म फ़ील्ड साफ़ हो जाते हैं लेकिन डेटाबेस से कोई भी डेटा नहीं हटाते हैं।
- कार्यक्रम क्षेत्र पर क्लिक करें और कला टाइप करें क्योंकि हम कॉलेज में कला कार्यक्रम में नामांकित सभी छात्रों की खोज करना चाहते हैं।
- अगला खोजें बटन पर क्लिक करें। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखाई देना चाहिए क्योंकि वह कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
- एक दूसरा और तीसरा समय ढूंढें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम और डब्ल्यू । हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड एक दूसरे के बाद दिखाई देना चाहिए क्योंकि वे कला कार्यक्रम में भी नामांकित हैं।
ट्यूटोरियल के अगले चरण में कई मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड की खोज का एक उदाहरण शामिल है।
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एकाधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड्स की खोज
मानदंड बटन आपको एक या अधिक फ़ील्ड नामों जैसे नाम, आयु या प्रोग्राम का उपयोग करके रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है।
नोट: इस उदाहरण के साथ मदद के लिए, ऊपर दी गई छवि देखें।
इस उदाहरण में, हम 18 वर्ष की उम्र के सभी छात्रों की तलाश करेंगे और कॉलेज में कला कार्यक्रम में दाखिला लेंगे। केवल उन रिकॉर्ड जो दोनों मानदंडों से मेल खाते हैं उन्हें फॉर्म में प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
- फॉर्म में मानदंड बटन पर क्लिक करें।
- आयु फ़ील्ड पर क्लिक करें और 18 टाइप करें।
- प्रोग्राम फ़ील्ड पर क्लिक करें और कला टाइप करें।
- अगला खोजें बटन पर क्लिक करें। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखना चाहिए क्योंकि वह 18 साल की है और कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
- दूसरी बार खोजें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड प्रकट होना चाहिए क्योंकि वह भी 18 वर्ष का है और कला कार्यक्रम में दाखिला लिया है।
- तीसरे बार ढूँढें अगला बटन पर क्लिक करें और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड अभी भी दिखाई देना चाहिए क्योंकि दोनों मानदंडों से मेल खाने वाले कोई अन्य रिकॉर्ड नहीं हैं।
डब्ल्यू। हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड इस उदाहरण में प्रदर्शित नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि, हालांकि वह कला कार्यक्रम में नामांकित है, वह 18 वर्ष का नहीं है, इसलिए वह दोनों खोज मानदंडों से मेल नहीं खाता है।