एक्सेल के डेटा सत्यापन विकल्पों में एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना शामिल है जो डेटा को सीमित करता है जिसे किसी विशिष्ट सेल में प्रविष्टियों की पूर्व-सेट सूची में दर्ज किया जा सकता है।
जब किसी सेल में ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ दी जाती है, तो उसके आगे एक तीर प्रदर्शित होता है। तीर पर क्लिक करने से सूची खुल जाएगी और आपको सेल में प्रवेश करने के लिए सूची आइटमों में से एक का चयन करने की अनुमति मिल जाएगी।
सूची में इस्तेमाल किया गया डेटा स्थित हो सकता है:
ट्यूटोरियल: एक अलग कार्यपुस्तिका में संग्रहीत डेटा का उपयोग करना
इस ट्यूटोरियल में, हम एक अलग कार्यपुस्तिका में स्थित प्रविष्टियों की सूची का उपयोग करके एक ड्रॉप-डाउन सूची तैयार करेंगे।
एक अलग कार्यपुस्तिका में स्थित प्रविष्टियों की सूची का उपयोग करने के लाभों में केंद्रीकरण सूची डेटा शामिल है यदि यह एकाधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग किया जाता है और डेटा को आकस्मिक या जानबूझकर परिवर्तन से बचाता है।
नोट: जब सूची डेटा एक अलग कार्यपुस्तिका में संग्रहीत किया जाता है तो सूची कार्य करने के लिए दोनों कार्यपुस्तिकाएं खुली रहनी चाहिए।
नीचे दिए गए ट्यूटोरियल विषयों में दिए गए चरणों के बाद उपरोक्त छवि में दिखाई देने वाले जैसा ड्रॉप-डाउन सूची बनाने, उपयोग करने और बदलने के माध्यम से आपको चलता है।
हालांकि, इन ट्यूटोरियल निर्देशों में वर्कशीट के लिए स्वरूपण चरण शामिल नहीं हैं।
यह ट्यूटोरियल को पूरा करने में हस्तक्षेप नहीं करेगा। आपकी वर्कशीट पेज 1 पर उदाहरण से अलग दिखाई देगी, लेकिन ड्रॉप-डाउन सूची आपको एक ही परिणाम देगी।
ट्यूटोरियल विषय
- फ़ाइलें खोलना और ट्यूटोरियल डेटा सहेजना
- दो नामित रेंज बनाना
- डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलना
- डेटा स्रोत दर्ज करना और ड्रॉप डाउन सूची को पूरा करना
- सूची आइटम बदलना
- ड्रॉप डाउन सूची की सुरक्षा के लिए विकल्प
06 में से 01
ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
दो एक्सेल कार्यपुस्तिका खोलना
जैसा कि बताया गया है, इस ट्यूटोरियल के लिए ड्रॉप-डाउन सूची का डेटा ड्रॉप-डाउन सूची से एक अलग कार्यपुस्तिका में स्थित होगा।
इस ट्यूटोरियल के लिए इन चरणों का पालन करें:
- दो रिक्त एक्सेल कार्यपुस्तिकाएं खोलें
- डेटा-स्रोत.एक्सएलएक्स नाम के साथ एक कार्यपुस्तिका को सहेजें - इस कार्यपुस्तिका में ड्रॉप-डाउन सूची के लिए डेटा होगा
- दूसरी कार्यपुस्तिका को नाम ड्रॉप-डाउन-सूची.एक्सएलएक्स के साथ सहेजें - इस कार्यपुस्तिका में ड्रॉप-डाउन सूची होगी
- सहेजने के बाद दोनों कार्यपुस्तिकाओं को छोड़ दें।
ट्यूटोरियल डेटा दर्ज करना
- ऊपर दी गई छवि में देखी गई डेटा-स्रोत.एक्सएलएक्स कार्यपुस्तिका के कक्ष A1 से A4 में नीचे दिए गए डेटा को दर्ज करें।
- ए 1 - जिंजरब्रेड ए 2 - नींबू ए 3 - दलिया किशमिश ए 4 - चॉकलेट चिप
- कार्यपुस्तिका को सहेजें और इसे खोलें
- ड्रॉप-डाउन-list.xlsx कार्यपुस्तिका के कक्ष B1 में नीचे दिया गया डेटा दर्ज करें।
- बी 1 - कुकी प्रकार:
- कार्यपुस्तिका को सहेजें और इसे खोलें
- ड्रॉप डाउन सूची को इस कार्यपुस्तिका के सेल सी 1 में जोड़ा जाएगा
06 में से 02
दो नामित रेंज बनाना
दो नामित रेंज बनाना
एक नामित श्रेणी आपको Excel कार्यपुस्तिका में कक्षों की एक विशिष्ट श्रृंखला का संदर्भ लेने की अनुमति देती है।
नामित श्रेणियों में एक्सेल में सूत्रों और चार्ट बनाने के दौरान उनका उपयोग करने सहित कई उपयोग हैं।
सभी मामलों में, वर्कशीट में डेटा के स्थान को इंगित करने वाले सेल संदर्भों की एक श्रृंखला के स्थान पर नामित श्रेणी का उपयोग किया जाता है।
जब एक अलग कार्यपुस्तिका में स्थित ड्रॉप डाउन सूची में उपयोग किया जाता है, तो दो नामित श्रेणियों का उपयोग किया जाना चाहिए।
- एक कार्यपुस्तिका में सूची आइटम के लिए बनाया गया है जहां डेटा स्थित है
- कार्यपुस्तिका में एक दूसरा बनाया गया है जहां ड्रॉप डाउन सूची स्थित है। पहली बार कार्यपुस्तिका में नामित श्रेणी के लिए इस दूसरे नामित रेंज लिंक
ट्यूटोरियल कदम
पहली नामित रेंज
- उन्हें हाइलाइट करने के लिए डेटा-स्रोत.xlsx कार्यपुस्तिका के कक्ष A1 - A4 का चयन करें
- कॉलम ए के ऊपर स्थित नाम बॉक्स पर क्लिक करें
- नाम बॉक्स में "कुकीज़" (कोई उद्धरण) टाइप करें
- कीबोर्ड पर ENTER कुंजी दबाएं
- डेटा-स्रोत.xlsx कार्यपुस्तिका के कक्ष A1 से A4 में अब कुकीज का श्रेणी नाम है
- कार्यपुस्तिका को सहेजें
दूसरा नामित रेंज
यह दूसरी नामित श्रेणी ड्रॉप-डाउन-list.xlsx कार्यपुस्तिका से सेल संदर्भों का उपयोग नहीं करती है।
इसके बजाय, जैसा कि बताया गया है, डेटा-स्रोत . xlsx कार्यपुस्तिका में कुकीज श्रेणी का नाम लिंक करें।
यह आवश्यक है क्योंकि एक्सेल नामित सीमा के लिए एक अलग कार्यपुस्तिका से सेल संदर्भ स्वीकार नहीं करेगा। हालांकि, यह एक और श्रेणी के नाम को छोड़कर होगा।
दूसरी नामित श्रेणी बनाना, इसलिए नाम बॉक्स का उपयोग करके किया जाता है लेकिन रिबन के सूत्र टैब पर स्थित नाम प्रबंधक विकल्प का उपयोग करके किया जाता है।
- ड्रॉप-डाउन-list.xlsx कार्यपुस्तिका में सेल C1 पर क्लिक करें
- नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स खोलने के लिए रिबन पर फ़ॉर्मूला> नाम प्रबंधक पर क्लिक करें
- नया नाम संवाद बॉक्स खोलने के लिए नए बटन पर क्लिक करें
- नाम पंक्ति प्रकार में: डेटा
- लाइन प्रकार के संदर्भ में: = 'data-source.xlsx'! कुकीज़
- नामित सीमा को पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें और नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स पर वापस आएं
- नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए बंद करें पर क्लिक करें
- कार्यपुस्तिका को सहेजें
06 का 03
डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलना
डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलना
Excel में सभी डेटा सत्यापन विकल्प, ड्रॉप डाउन सूचियों सहित, डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स का उपयोग करके सेट किए गए हैं।
वर्कशीट में ड्रॉप डाउन सूचियों को जोड़ने के अलावा, एक्सेल में डेटा सत्यापन का उपयोग वर्कशीट में विशिष्ट कक्षों में दर्ज किए जा सकने वाले डेटा के प्रकार को नियंत्रित या सीमित करने के लिए भी किया जा सकता है।
ट्यूटोरियल कदम
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए ड्रॉप-डाउन-list.xlsx कार्यपुस्तिका के सेल C1 पर क्लिक करें - यह वह जगह है जहां ड्रॉप डाउन सूची स्थित होगी
- वर्कशीट के ऊपर रिबन मेनू के डेटा टैब पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए रिबन पर डेटा सत्यापन आइकन पर क्लिक करें
- डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स खोलने के लिए मेनू में डेटा सत्यापन विकल्प पर क्लिक करें
- ट्यूटोरियल में अगले चरण के लिए संवाद बॉक्स खोलें
06 में से 04
डेटा सत्यापन के लिए एक सूची का उपयोग करना
डेटा सत्यापन के लिए एक सूची का चयन
जैसा कि बताया गया है कि ड्रॉप डाउन सूची के अतिरिक्त Excel में डेटा सत्यापन के लिए कई विकल्प हैं।
इस चरण में हम वर्कशीट के सेल डी 1 के लिए उपयोग किए जाने वाले डेटा सत्यापन के प्रकार के रूप में सूची विकल्प का चयन करेंगे।
ट्यूटोरियल कदम
- संवाद बॉक्स में सेटिंग्स टैब पर क्लिक करें
- ड्रॉप डाउन मेनू खोलने के लिए अनुमति दें लाइन के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करें
- सेल सी 1 में डेटा सत्यापन के लिए ड्रॉप डाउन सूची चुनने और संवाद बॉक्स में स्रोत लाइन को सक्रिय करने के लिए सूची पर क्लिक करें
डेटा स्रोत दर्ज करना और ड्रॉप डाउन सूची को पूरा करना
चूंकि ड्रॉप डाउन सूची के लिए डेटा स्रोत एक अलग कार्यपुस्तिका पर स्थित है, इसलिए पहले बनाई गई दूसरी नामित श्रेणी संवाद बॉक्स में स्रोत पंक्ति में दर्ज की जाएगी।
ट्यूटोरियल कदम
- स्रोत लाइन पर क्लिक करें
- स्रोत पंक्ति में "= डेटा" (कोई उद्धरण) टाइप करें
- ड्रॉप डाउन सूची को पूरा करने के लिए ठीक क्लिक करें और डेटा सत्यापन संवाद बॉक्स बंद करें
- सेल सी 1 के दाहिने तरफ स्थित एक छोटा नीचे तीर आइकन
- नीचे तीर पर क्लिक करने से ड्रॉप-डाउन सूची को खोलना चाहिए जिसमें डेटा-स्रोत.xlsx कार्यपुस्तिका के कक्ष A1 से A4 में दर्ज चार कुकी नाम शामिल हैं
- नामों में से किसी एक पर क्लिक करने से उस नाम को सेल सी 1 में दर्ज करना चाहिए
06 में से 05
ड्रॉप डाउन सूची बदलना
सूची आइटम बदलना
हमारे डेटा में बदलावों के साथ ड्रॉप डाउन सूची को अद्यतित रखने के लिए, सूची में विकल्पों को समय-समय पर बदलना आवश्यक हो सकता है।
चूंकि हमने वास्तविक सूची नामों की बजाय हमारी सूची वस्तुओं के स्रोत के रूप में नामित श्रेणी का उपयोग किया है, इसलिए डेटा-स्रोत.एक्सएलएक्स कार्यपुस्तिका के कक्ष ए 1 से ए 4 में स्थित नामित श्रेणी में कुकी नामों को बदलना तुरंत ड्रॉप डाउन में नाम बदलता है सूची।
यदि डेटा सीधे संवाद बॉक्स में दर्ज किया जाता है, तो सूची में परिवर्तन करने से संवाद बॉक्स में वापस जाकर स्रोत रेखा को संपादित किया जाता है।
इस चरण में हम डेटा-स्रोत . xlsx कार्यपुस्तिका में नामित श्रेणी के सेल ए 2 में डेटा को बदलकर ड्रॉप डाउन सूची में लेमन को शॉर्टब्रेड में बदल देंगे ।
ट्यूटोरियल कदम
- इसे सक्रिय सेल बनाने के लिए डेटा-स्रोत.एक्सएलएक्स वर्कबुक (नींबू) में सेल ए 2 पर क्लिक करें
- सेल ए 2 में शॉर्टब्रेड टाइप करें और कीबोर्ड पर एंटर कुंजी दबाएं
- सूची खोलने के लिए ड्रॉप-डाउन-list.xlsx कार्यपुस्तिका के सेल सी 1 में ड्रॉप डाउन सूची के लिए नीचे तीर पर क्लिक करें
- सूची में आइटम 2 अब नींबू के बजाय शॉर्टब्रेड पढ़ना चाहिए
06 में से 06
ड्रॉप डाउन सूची की सुरक्षा के लिए विकल्प
ड्रॉप डाउन सूची की सुरक्षा के लिए विकल्प
चूंकि हमारे डेटा सूची डेटा की सुरक्षा के लिए उपलब्ध ड्रॉप डाउन सूची विकल्पों से अलग वर्कशीट पर हैं:
- वर्कशीट को सुरक्षित रखें जिसमें शीट 2 पर ए 1 से ए 4 लॉक करना शामिल है
- कार्यपुस्तिका को संशोधित करने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता है
- कार्यपुस्तिका को केवल पढ़ने के लिए खोलें